Conseil n°1 : optimiser son temps en s’entourant des bons partenaires

Un entrepreneur travaille en moyenne soixante heures par semaine. En effet, il cumule son activité ainsi que toutes les tâches annexes nécessaires au bon fonctionnement de son entreprise. Un challenge au quotidien tant la bande passante s’avère souvent manquante.

L’entrepreneur doit donc savoir s’entourer de partenaires fiables pour lui permettre de déléguer certaines tâches et se dégager du temps qu’il pourra ensuite consacrer au développement de son activité.

De nombreuses structures existent pour accompagner les startups, notamment les incubateurs, accélérateurs, startup studio et pépinières (qui sont très nombreux à avoir été présentés sur Maddyness). Ces lieux, aux typologies d’accompagnement très différentes, permettent a minima d’échanger avec des entrepreneurs, d’apprendre des autres, mais aussi de se faire challenger et épauler par les équipes de la structure en question.

Il existe aussi des services qui sont dédiés aux entrepreneurs. C’est le cas de la Carte Pro nouvelle génération, proposée gratuitement par La Poste Pro (marque du groupe La Poste dédiée aux professionnels) qui permet notamment de recevoir un accueil privilégié et une prise en charge en moins de cinq minutes dans plus de mille bureaux de poste. Le client peut prendre rendez-vous avec son conseiller directement depuis son espace client en ligne ou même commander et régler ses fournitures postales auprès de son facteur lors de son passage.

De même, un important nombre de services d’assistants virtuels se sont aussi créés pour permettre à l’entrepreneur de se décharger de tâches administratives en engageant une personne quelques heures par semaine. Les annonces sont nombreuses sur toutes les plateformes de freelancing tel que Malt par exemple.

L’ère de l’intelligence artificielle dans laquelle les entrepreneurs sont entrés vient aussi ouvrir de nombreuses perspectives pour se faire seconder par une IA. C’est le cas avec Julie Desk, l’un des plus anciens acteurs sur ce secteur qui a lancé sa première version en 2014. « Julie » vient s’inviter dans les conversations mails pour proposer des créneaux dans l’agenda de son utilisateur et éviter le jeu des allers-retours pour trouver un rendez-vous.

De nombreux acteurs se sont ainsi spécialisés pour faire gagner du temps aux entrepreneurs. Mehdi Coly, le cofondateur de Team for the Planet a également lancé Automate Me pour automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être.

Conseil n°2 : identifier les bons outils pour piloter son activité

Les entrepreneurs consacrent en moyenne six heures par semaine à gérer leurs tâches administratives. Comptabilité, facturation et recrutement sont les pôles les plus chronophages. Si nous avons vu qu’il était possible de déléguer certaines tâches à des assistants virtuels (qu’ils soient humains ou numériques), encore faut-il avoir les meilleurs outils.

En identifiant les bonnes ressources et en digitalisant sa gestion administrative, l’entrepreneur peut ainsi gérer plus efficacement ses tâches. En effet, ces outils embarquent souvent des fonctionnalités lui permettant d’éviter les litiges de facturation, de sélectionner des profils pour son recrutement, d’analyser des données, etc. Une gestion optimisée qu’il pilote directement depuis son smartphone pour lui permettre une vision d’ensemble sur ses activités.

C’est encore le cas avec La Carte Pro nouvelle génération de la Poste Pro. Le professionnel profite d’une seule et même interface pour suivre l’ensemble de ses expéditions et réception de courriers et colis. Un tableau de bord pratique pour piloter son activités en quelques clics et en toute autonomie. De même, le groupe La Poste permet aux professionnels de digitaliser et simplifier leur gestion administrative grâce à de nombreuses solutions de gestion (facturation électronique, gestion de document RH, signature électronique, coffre-fort numérique … ).

L’entrepreneur peut aussi se tourner vers les entreprises accompagnées par Hexa (startup studio anciennement connue sous le nom de eFounders). En effet, on trouve parmi elles Yousign pour la signature électronique, Front pour la gestion collaborative des emails, Folk pour une vision plus moderne et efficace du CRM… bref, une liste qui s’allonge chaque année pour faire gagner du temps aux entrepreneurs.

Les outils ne manquent pas pour accompagner un entrepreneur dans son développement. On peut encore citer Squarespace pour la création du site web, Trello pour la gestion de projet, Pennylane ou QuickBooks pour la comptabilité.

Conseil n°3 : maîtriser ses charges pour développer son activité

L’achat de fournitures et mobilier représente en moyenne 10 à 15 % des dépenses mensuelles des entrepreneurs. Un budget qui peut vite grimper selon le type de fournitures et la quantité à acquérir. La maîtrise des charges est donc un axe fondamental pour les entrepreneurs afin de faire des économies.

Comme il est impossible de maîtriser ses charges sans les mesurer précisément, il existe de nombreux outils qui permettent aux entrepreneurs de suivre leurs dépenses. C’est le cas d’un Spendesk, mais il en existe d’autres comme Zervant qui se spécialise sur la facturation des petites entreprises.

Dans le même temps, il existe de nombreux programmes de fidélité dédiés aux professionnels pour maîtriser leur trésorerie en profitant de réductions et d’avantages. Avec La Carte Pro, les entrepreneurs font des économies toute l’année grâce à Mes Avantages Pro et le programme Mes Points Fidélité. Le principe est simple. A chacun de ses achats La Poste, le professionnel cumule des points qu’il peut ensuite débloquer pour accéder à des réductions ou des avantages valables dans un réseau de partenaires. Une manière simple de réaliser des économies pour s’équiper en mobilier de bureau ou en fournitures par exemple.

Avec ces différents outils, l’entrepreneur peut donc devenir un véritable couteau-suisse et dégager du temps pour se concentrer sur son activité et son produit.