Les trois cofondateurs, Louis Arod, Jonathan Magat, et Florian Meffre, sont partis du constat qu'il n'existait pas de solution efficace pour aider les équipes à saisir les temps passés sur les projets clients : "Des outils existaient, mais au final tout le monde se retrouvait à consolider de l'information dans des tableurs Excel, parce que les outils existants sont soit des chronomètres, qui ne sont pas agréables pour les équipes, soit des outils assez lourds du type ERP, qui vont être encombrants pour les collaborateurs".
La clé : le choix d'un chatbot
Pour le cofondateur et COO de l'entreprise, les outils de saisie de temps en agence avaient tendance à créer "de la donnée qui était assez peu régulière, peu précise et peu qualitative, pour construire des rapports utiles pour de l'aide à la décision". En misant sur l'aspect conversationnel, Gryzzly veut éviter aux collaborateurs d'une agence à devoir se rendre sur un outil tiers, et par la même occasion, offrir un outil avec un déploiement facile. "Le format chatbot, et le fait de le lier à Slack et Microsoft Teams, c'est ce qui nous permet d'éviter tous les aspects d'installation, d'implémentation, de déploiement, qui peuvent exister quand on met en place un outil dans une entreprise". Le choix s'est porté dans un premier temps sur Slack parce que l'entreprise ciblait les "petites agences digitales", qui utilisaient beaucoup l'outil. En grandissant ses trois dernières années, les cofondateurs ont ouvert leur outil à Microsoft Teams, qui est apprécié par "les entreprises plus traditionnelles".
"Le chatbot doit être sympathique, agréable à utiliser, et il doit avoir une bonne compréhension du langage. Il doit être dynamique et intelligent", souligne le cofondateur. La web app, qui regroupe le pilotage des projets et des temps, permet aussi de faire des comparaisons sur les objectifs prévus et l'évolution concrète des projets. "Là-dessus aussi, il y a de l'intelligence à mettre en place, pour dire par exemple d'être attentif par rapport à ce qui était prévu, un dépassement de budget, etc". Et d'après le cofondateur, ces données sont rares, c'est pour cela qu'ils se sont penchés dessus pendant deux années de recherche et développement.
Aller plus loin : faire de la prédiction
Un des atouts de Gryzzly, c'est que ces données de saisie permettent de faire des suggestions aux collaborateurs. "C'est un chatbot, mais avec des rappels quotidiens de saisie au collaborateur, pour qu'il saisisse sur quoi il a travaillé dans la journée. Le message pourra être pré-complété avec des suggestions intelligentes, par rapport aux habitudes de saisie, de la personne de l'équipe, aux cycles de vie des projets".
"Nous faisons partie des rares entreprises à avoir un set de données privées, sur ce sujet-là", explique Florian Meffre. Et ces données sont utilisées par un data scientist, Jacob Levy Abitbol, qui travaille chez Gryzzly. "Il travaille à détecter des patterns de déclaration de temps, mais aussi des patterns de projet et d'évolution de projet", explique le cofondateur. Et ces patterns permettent de prédire, à plus de 80 % de précision selon le cofondateur, la saisie qui doit être faite le lendemain.
"Lorsqu'on a des projets sur lesquels on a saisi pendant plus de quinze jours, on va pouvoir évaluer la tendance du projet : si le projet va dans le bon sens, si on est sur la bonne tendance de saisie, et donc pouvoir évaluer si un projet va réussir, ou échouer".
Les travaux de recherche et développement de l'équipe de Gryzzly vont donc leur permettre d'intégrer ces nouvelles fonctionnalités dans l'outil, pour les 2.600 utilisateurs actifs quotidien. Florian Meffre précise aussi que Gryzzly sera présent au WebSummit en novembre, pour continuer le développement et en profiter pour lancer leur outil en anglais.
