Rien que le mot " administration " en fait pâlir plus d’un. Quand on veut entreprendre ou diriger une entreprise, la charge administrative peut vite devenir un fardeau. Gestion des comptes bancaires, relance des impayés, versement des salaires… : le poids de l’administratif est tel qu’il génère une baisse de la productivité chez les TPE et PME. Dans un rapport publié par Sage et le cabinet Plum, cette perte de productivité avoisine même les 43 milliards d’euros pour les PME et TPE françaises. Et pour cause, celles-ci alloueraient presque la moitié de leurs heures travaillées à traiter les tâches liées à la comptabilité, à la facturation ou encore au recrutement. Pour une petite structure, c’est autant de temps perdu à ne pas créer de valeur pour ses clients.
Pour autant, puisque ces tâches sont nécessaires pour l’activité de ces entreprises, de plus en plus d’entre elles se tournent soit vers des prestataires externes pour la gestion de leur comptabilité ou des ressources humaines, soit vers des outils digitaux conçus pour leur faire gagner du temps.
L’atout du numérique
Grâce à la généralisation des nouvelles technologies, il est aujourd’hui possible de réaliser de très nombreuses opérations sans bouger de chez soi, depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Domicilier son entreprise, louer un local commercial… Plus de doute, la révolution numérique des services administratifs est bel et bien en marche. En découle une économie de temps. " Le numérique permet d’optimiser et de simplifier la gestion documentaire, d’archiver les données de manière sécurisée et d’avoir un accès aux documents en quelques clics. Mais aussi de fluidifier la réalisation de démarches ou de partage de documents ", souligne Vanessa Tabary, cheffe de projet marketing de l’Offre Pro de Digiposte à La Poste.
Un coffre-fort numérique pour tout centraliser
Si les entreprises gagnent du temps en optant pour des solutions de dématérialisation, il reste un enjeu auquel répondre : retrouver facilement et rapidement tous les documents dont on a besoin pour réaliser ses démarches. Entre les documents à envoyer aux banques, les cotisations à payer à l’Urssaf ou les impôts à déclarer, il y a de quoi s’emmêler les pinceaux. Pour répondre à ce besoin, La Poste Pro a récemment lancé Digiposte pour les professionnels, une offre en ligne pour simplifier la vie administrative de ces derniers. " Cette offre permet notamment d’accéder à un coffre-fort numérique sécurisé et hébergé en France pour centraliser tous les documents importants sur un même espace. De plus, vous pouvez vous connecter à divers organismes (banques, Infogreffe, Urssaf, Impots.gouv, compagnies d’assurances…) pour récupérer et sauvegarder automatiquement les documents de ces différents acteurs, puis classer l’ensemble des pièces justificatives : relevés bancaires, comptes de résultats, factures… ", détaille Vanessa Tabary.
La solution offre aussi la possibilité de pré-constituer des dossiers administratifs avec les documents directement intégrés dans le coffre-fort pour réaliser les démarches nécessaires à la vie de l’entreprise. Un gain de temps non négligeable. " Par exemple, pour souscrire un prêt bancaire professionnel, il suffit de cliquer sur la démarche en question, où les documents nécessaires sont identifiés. Si les pièces en question sont déjà intégrées dans le coffre-fort numérique Digiposte (comme les 3 relevés bancaires, l’extrait de Kbis, etc), elles se retrouveront directement dans la démarche “souscrire un prêt professionnel”. Une fois le dossier complet, il suffit de le partager de manière sécurisée avec à la banque ou à tout autre interlocuteur de son choix. Et tout ça peut se faire en quelques clics depuis Digiposte. "
Des conseils personnalisés
Autre avantage : l’accès à des informations et conseils à destination des professionnels. " Il est surtout question de contenus consacrés aux bonnes pratiques. Par exemple : comment être plus visible en local, comment optimiser sa trésorerie, avoir le calendrier administratif en tête, etc ", explique la cheffe de projet marketing de l’offre Pro de Digiposte à La Poste, ravie de pouvoir proposer toutes ces fonctionnalités pour un abonnement mensuel de 9,99 euros TTC.
Maddyness, partenaire média de La Poste Pro
