Jenji c'est une plateforme 100% cloud qui facilite la gestion des notes de frais, de la transmission des pièces numériques au contrôle nécessaire de chacune d’entre-elles.
Désormais, tout un chacun pourra abandonner sa note de frais "papier" sur un coin de table de restaurant ou encore effacer ses factures numérisées type Uber ou Chauffeur Privé. En effet, quand bien même un usager avait recours à une solution de digitalisation (capture photo et reconnaissance OCR), sa comptabilité se devait de conserver les originaux pendant au moins 6 ou 10 ans en cas de contrôle fiscal ou de l’URSSAF. Autant dire que cela pouvait provoquer un coût d’archivage prohibitif en entreprise et une phobie administrative à faire hérisser plus d’une personne. Rapide retour en arrière.
L’entrée en vigueur en Mars 2017 de l’article de loi A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales a permis d’introduire le concept fondateur dite "de la valeur probante" et ainsi de se délester de toute conservation des justificatifs originaux papier. L’enjeu est de taille : plus aucun coût d’impression, de stockage et d’archivage papier ou de tâches fastidieuses de transmission ou de classification.
Vers une simplification de la démarche ?
Spontanément, la démarche semblerait simplissime : simple capture photo et archivage cloud à coût dérisoire. Pas si simple quand on s’y penche de plus près. Ce nouveau périmètre législatif fixe un cadre strict à la valeur probatoire afin de leur conférer une valeur numérique légale qu’elles n’avaient pas auparavant et surtout d’être légalement opposable à l’administration française en cas de contrôle (URSSAF ou fisc). Premièrement, cet arrêté stipule de devoir capturer le justificatif sans le modifier, ni l’altérer et encore moins en modifier sa taille via de la compression, garantissant ainsi leur reproduction à l'identique en format PDF/A des années plus tard. Aussi, chaque fichier doit être horodaté par un cachet serveur afin de dater de manière précise les différentes opérations réalisées et garantir qu’il ne pourra être modifié par la suite.
Le stockage dans le coffre-fort numérique doit lui aussi répondre aux exigences de sécurité et de traçabilité les plus strictes. Le système doit bien entendu globalement opérer en total respect de la nouvelle réglementation sur les données personnelles dite RGPD, excluant de fait toute solution opérant de l’étranger ou en offshore. Last but not least, devoir assurer l’archivage du document pendant les 6 à 10 ans légaux de conservation des justificatifs ou des factures. Ce dernier point n’est pas anodin quand la plupart des solutions du marché propose une facturation de l’archivage par collaborateur : un employeur se verra ainsi facturer un forfait archivage usager pendant toute la durée légale quand bien même ses collaborateurs vogueront vers de nouveaux horizons professionnels.
Une startup française experte de "l'Expense Management"
Autant d’enjeux qu’a su relever la Fintech française de l’Expense Management, Jenji, qui par cet arrêté s’est vu conforter dans sa vision originelle : une approche temps-réel de la gestion et du traitement de la note de frais. Fondée en 2015, Jenji propose au travers d’une plateforme 100% cloud un traitement automatisé de tout type de format de dépenses par une approche flux et temps-réel. Et cela depuis un smartphone, un navigateur ou via des intégrations (Dropbox, Drive, Slack, API…).
A la différence des logiciels du marché, Jenji veut repenser dynamiquement l’intégralité du cycle de vie de la dépense pour offrir une expérience de premier ordre aux collaborateurs en passant par les équipes comptabilité, paie et contrôle de gestion. Les flux de dépenses sont ainsi caractérisés en analysant la photo par des algorithmes de Deep Learning, puis si applicable reliés aux transactions de cartes corporates (Visa, Mastercard, Amex, etc). Par la suite, chaque dépense est scorée, redirigée automatiquement pour approbation, avant d’être automatiquement importée dans tous les logiciels de comptabilité et de gestion de paie du marché. Par ce biais, chaque organisation bénéficie d’une approche fluide et de la certitude de récupérer l’ensemble de la TVA déductible. "En moyenne, à l’installation de Jenji, les entreprises récupèrent 2 à 3% de plus de TVA déductible, ça revient à 400 euros / par salarié / par an. Un gain non négligeable pour les PME ainsi que pour les grands groupes qui cherchent à faire des optimisations facilement actionnables et sécurisées" explique Pierre Queinnec, CEO de Jenji.
Jenji et Docapost
Autre axe fort de la solution, tout comptable ou directeur financier peut paramétrer simplement l’Expense Policy de son organisation (processus de validation et d’approbation dynamique, seuil de budget par projet client ou département, alertes personnalisées et détection de la fraude, etc) et ainsi gagner en visibilité sur les budgets dépensés en temps-réel. La donnée rendue exploitable permet ainsi d’en dériver des enseignements sociaux ou fiscaux majeurs et de redéfinir des politiques budgétaires et achats.
Grâce à son partenariat stratégique avec Docapost, filiale du Groupe La Poste, Jenji assure par cette nouvelle option baptisée Jenji Vault, la valeur légale aux originaux papiers. Avec plus de 700 entreprises équipées et des cabinets d’expertise comptable partenaires, Jenji fort d’une équipe de 15 personnes traite aujourd’hui en continu un demi-million de dépenses mensuellement avec une croissance de 20% par mois. En tant que 1 ère solution à proposer la valeur probante, Jenji témoignait d’ailleurs sur ce sujet au dernier Paris Fintech Forum. Jenji vient également d’être retenu dans le programme d’accompagnement de Oui.Sncf pour lancer une expérimentation afin d’enrichir l’expérience des voyageurs professionnels de Oui Pro) et le programme fintech Swave de Paris&Co.
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