Prendre la décision de mesurer le temps est une chose, le faire de façon efficace en est une autre. Avant de vous lancer, il est essentiel de déterminer précisément votre besoin et la finesse du système qu’il vous faut.[hr]
Déterminer la finesse de votre maillage
Si vous avez une offre unique destinée à des clients homogènes, vous n’avez certainement pas besoin d’un grand niveau de détail. Vous limiter à imputer le temps passé sur un client est probablement suffisant. En revanche, plus les tâches que vous réalisez et plus votre offre est variée, plus il vous faudra entrer dans le détail. Attribuer du temps à un client n’est pas assez précis. Nous disions précédemment qu’un client peut vous faire perdre de l’argent alors que vous en gagnez globalement. Si on zoome encore d’avantage, une prestation peut vous faire perdre de l’argent alors que vous en gagnez globalement sur ce client. Voici une proposition d’arborescence :
Dans ce schéma, c’est le 3ème niveau, celui de la tâche, qui représente le travail que vous réalisez au quotidien. Un tel niveau de détail vous permet non seulement de savoir lesquelles de vos prestations chez un même client sont profitables ou pas, mais vous permet de déterminer précisément là où vous passez trop de temps ou pas assez. Cela vous permet aussi de définir un étalon et une potentielle base budgétaire pour vos futurs devis :
Mesurer le temps qui passe
Selon vos effectifs et votre besoin de précision, plusieurs possibilités existent. Si vous êtes seul ou peu nombreux avec une offre unique, le plus simple est de tenir le compte sous Excel et d’entrer vos heures en face de chaque client. Si votre offre est variée et que vos effectifs sont importants ou en croissance, de nombreuses solutions logicielles en ligne efficaces existent. Parmi celles-ci, Harvest ou WorkflowMax vous permettent de créer des missions uniques avec plus ou moins de détail permettant à vos salariés ou collaborateurs d’imputer leur temps sur des missions attribuées par l’administrateur.
Ces applications, pour 50 à 200 dollars par mois selon le nombre d’utilisateurs, vous permettent aussi de gérer votre facturation en y intégrant les heures chargées par vos équipes. Les données sont facilement exportables sur Excel afin d’être retraitées ou retravaillées si nécessaire. Harvest est la plus ergonomique et la moins chère alors que WorkflowMax est plus complexe et exhaustive, ainsi que potentiellement intégrable à votre logiciel comptable.
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