Votre équipe est répartie entre Paris, New York et Singapour ? Vous collaborez avec des clients ou partenaires à l’autre bout du globe ? Gérer des fuseaux horaires multiples peut vite devenir un casse-tête : réunions à des heures improbables, délais de réponse allongés, surcharge pour certains collaborateurs… Mais avec une organisation adaptée, il est possible de transformer cette contrainte en atout.

Entre synchronisation intelligente, culture du travail asynchrone et outils collaboratifs adaptés, certains groupes ont su tirer parti de cette réalité pour optimiser leur productivité et assurer des processus efficaces sans sacrifier l’équilibre des équipes. Comment font-ils ? Deux entreprises nous ont confié leurs secrets organisationnels. 

Le casse-tête des fuseaux horaires : un défi pour les entreprises mondiales

Un alignement interne mis à rude épreuve

Au cœur des startups et entreprises opérant à l’échelle mondiale, la gestion des fuseaux horaires s’avère parfois complexe. « Plus il y a de parties prenantes, plus la gestion devient compliquée, et plus l’anticipation devient un facteur incontournable du succès d’un projet », souligne Gabrielle Moreau, responsable communication et affaires publiques EMEA chez Contentsquare. Et pour cause : l’entreprise compte 14 bureaux répartis dans 13 pays (France, Allemagne, Royaume-Uni, Italie, Espagne, Pays-Bas, États-Unis, Émirats arabes unis, Égypte, Israël, Australie, Japon et Singapour) et emploie 1 600 collaborateurs de plus de 80 nationalités ! Fondée à Paris, elle a d’abord ouvert un bureau à Londres avant de structurer ses opérations autour de deux hubs majeurs : New York, où sont basés le CEO et la majorité du Comex, et Paris, qui demeure le siège et le centre opérationnel.

La planification des réunions 

Avec plus de 5 000 employés – appelés les Canvanautes – répartis sur huit campus, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Autriche, en Chine et aux Philippines, Canva rencontre les mêmes défis. Son bureau de Londres, siège européen, abrite plus de 400 employés. L’un des principaux enjeux, selon Faye Longhurst, responsable régionale des ressources humaines pour l'Europe, est la planification des réunions : « Trouver un créneau convenant à tout le monde peut s’avérer compliqué, surtout lorsqu’il faut respecter des délais serrés ou obtenir une assistance en temps réel depuis différentes régions. »

Ces contraintes de synchronisation impactent directement la productivité et la rapidité d'exécution des projets selon Gabrielle Moreau : « Le risque sous-jacent de cette organisation du travail asynchrone est l’allongement des délais de validation : il faut tester les outils et affiner les processus. »

Le déséquilibre vie pro/vie perso : un risque majeur

Une organisation mondiale impose un arbitrage permanent entre disponibilité et flexibilité. Les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement sans pour autant sacrifier leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. À ce titre, Canva a minutieusement sélectionné ses implantations internationales pour optimiser la coordination entre les différents fuseaux horaires de ses équipes. « Nous avons choisi l’emplacement de nos bureaux internationaux afin de maximiser le chevauchement des fuseaux horaires. C’est pourquoi, nous sommes basé à Austin, aux États-Unis, par exemple », explique Faye Longhurst. Ainsi, il ne s’agit pas seulement de recruter des talents là où ils sont disponibles, mais de sélectionner des implantations où les équipes peuvent collaborer efficacement. 

Les secrets des entreprises bien rodées aux fuseaux horaires

Travailler en mode « Follow the sun »

Certaines entreprises adaptent leur organisation aux rythmes régionaux pour assurer une continuité de service et une transmission efficace des informations. Chez Canva, cette approche repose sur le principe du « follow the sun » : « Nous passons le relais à nos collègues dans d’autres régions afin de garantir une progression continue des projets », précise Faye Longhurst. Chez Contentsquare, la répartition du travail entre Paris et New York s’organise ainsi : « Le matin en Europe est consacré à l’alignement interne et au travail de fond, tandis que l’après-midi marque le début des échanges avec les équipes américaines », précise Gabrielle Moreau.

Passer en mode asynchrone pour fluidifier les échanges

L’utilisation d’outils de collaboration asynchrones est indispensable pour gagner en efficacité et limiter la pression des délais. Au sein de Contentsquare, ce type de communication repose principalement sur Slack : « Nous préférons cet outil pour les échanges par rapport aux e-mails, avec l’heure locale indiquée sur chaque profil afin de respecter les disponibilités de chacun », explique Gabrielle Moreau. L’objectif ? Réduire les interruptions inutiles et permettre à chacun d’avancer à son rythme, tout en évitant les frustrations liées aux différences de disponibilité.

Valider plus vite : un mix de méthode et d’IA 

Comme les prises de décision constituent souvent un point de blocage dans les organisations internationalement distribuées, des processus spécifiques sont mis en place pour contourner ces obstacles. « Certaines équipes ont instauré un système de blocs de temps réservés dans les agendas de ceux qui doivent valider : il ne s’agit pas de réunions, mais de créneaux dédiés à la validation des livrables », explique Gabrielle Moreau. En termes d’efficacité, l’IA est mise à contribution pour optimiser ces processus : « L’IA joue aussi un rôle clé en nous aidant, par exemple, à résumer les points principaux des réunions et à partager les informations dans le monde entier », souligne Faye Longhurst.

Quatre conseils pour une organisation internationale sans accroc

Faire de l’adaptabilité une priorité

L’organisation internationale nécessite une remise en question permanente. « Après chaque projet international, nous envoyons des enquêtes de satisfaction aux équipes concernées afin d’identifier les axes d’amélioration et de les intégrer dans nos futures initiatives », explique Gabrielle Moreau.

Investir dans des outils adéquats

L’investissement technologique est un pilier essentiel pour fluidifier les processus. « Notre priorité est de maintenir une communication et une collaboration solides, que l’on soit en présentiel ou à distance. Nous faisons confiance à nos collaborateurs pour choisir l’environnement de travail qui leur permet d’être les plus performants, tout en veillant à ce qu’ils disposent des bons outils et du soutien nécessaire pour rester connectés », insiste Faye Longhurst.

Chez Contentsquare, l’accent est mis sur les outils de gestion de projet : « Monday, notamment, permet d’automatiser une partie du project management et d’assurer un accès constant aux informations, quel que soit le fuseau horaire », insiste Gabrielle Moreau.

Cadrer le pilotage pour éviter les zones d’ombre

Plus l’organisation est distribuée, plus la clarté des rôles et des responsabilités devient essentielle. « Le succès des projets internationaux repose sur un alignement dès le départ afin de définir un cadre de travail clair », souligne Gabrielle Moreau. Les matrices comme le RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) ou le DACI (Décideur, Approbateur, Contributeur, Informé) permettent de clarifier les responsabilités, notamment dans les projets complexes. Elles deviennent indispensables pour éviter les zones d’ombre, fluidifier la prise de décision et renforcer l’efficacité collective.

Ritualiser les moments collectifs en local et en global 

Faye Longhurst insiste sur l’importance du socle culturel commun. Chez Canva, chaque équipe façonne sa propre culture de travail tout en restant alignée avec les valeurs de l’entreprise. Un exemple marquant : le « sacred lunch hour », une pause déjeuner instaurée dès les débuts par les fondateurs. « Nous avons constaté que cette tradition permet de maintenir nos valeurs communes tout en respectant l’identité locale de chaque pays. » En parallèle, l’entreprise encourage les échanges entre équipes locales et globales, à travers des événements virtuels et en présentiel.

En définitive, travailler sur plusieurs fuseaux horaires est un défi, mais aussi une opportunité lorsqu’il est bien organisé. Entre adaptation permanente, culture du travail asynchrone et choix d’outils collaboratifs efficaces, ces deux entreprises internationales montrent qu’il est possible d’assurer une fluidité des échanges tout en préservant l’équilibre des équipes.