RGPD, AIFM, MiF II, LCB-FT… En tant que startup, entreprise ou société régulée dans le secteur financier, vous devez vous conformer à un certain nombre de réglementations - et veiller à bien rester à jour. Les risques en cas de manquement sont importants. Ils peuvent être d’ordre financier et réputationnel, mais pas seulement. 

L'exercice de mise en conformité n’est malheureusement pas toujours simple. Que l’on ait en son sein une ou un responsable dédié ou non, chacun peut manquer une mise à jour ou mal s’y adapter. Deux experts ont accepté de nous partager leurs conseils : Manon Anglade, Directrice France de Leo RegTech, un logiciel pensé pour faciliter et automatiser la mise en conformité des sociétés régulées par l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) ou l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) et Carlos Gutiérrez, RCCI (Responsable de la Conformité et du Contrôle Interne) au sein de la société de gestion Metori Capital.

Conseil n°1 : s’entourer pour se tenir au courant de l’actualité réglementaire

C’est sans nul doute la première étape d’une bonne mise en conformité : être au courant des derniers règlements entrés en vigueur ou de leurs évolutions. Comme nous le confie Manon Anglade de Leo RegTech, qui penche actuellement sur un outil interne de veille à intégrer dans son logiciel, “il y a eu beaucoup de nouvelles régulations ces dernières années, en particulier depuis la crise économique de 2008.”

Pour effectuer une bonne veille réglementaire, elle recommande d’être accompagné, par exemple par un cabinet d’avocats ou cabinet de conseil, et de ne pas hésiter à s’inscrire à leurs newsletters.

Carlos Gutiérrez, qui travaille dans un secteur “scruté de près par les régulateurs”, ajoute qu’il peut être intéressant de “se créer un réseau de personnes travaillant dans le même milieu que nous”. C’est en discutant avec ses pairs qu’il est tenu au courant des évolutions des règlementations. Rejoindre une association professionnelle ou un groupe de discussion serait un “plus”.

Conseil n°2 : digitaliser les processus (et laisser de côté les tableaux Excel)

Parmi les responsables conformité ou les autres personnes en charge de cette tâche au sein d’une entreprise, nombreux sont ceux qui “travaillent toujours avec des modèles très archaïques, comme des tableaux Excel ou des documents Word”, regrette Manon Anglade, qui se souvient avoir été “très étonnée” de ce constat lors de son arrivée en France. “Aux Etats-Unis et au Royaume-Uni, on a depuis quelques années déjà des logiciels qui permettent de mieux centraliser la mise en conformité, même s’ils ne sont pas toujours d’une grande intuitivité... Sur le marché français, tout était encore très éparpillé avant qu’on y lance Leo : le marché des RegTech est encore très émergent.”

Ce type d'outils permet d’automatiser des tâches rébarbatives et répétitives, de s’y retrouver et de mieux archiver chaque étape. Avant d’opter pour Leo, Carlos Gutiérrez se souvient ainsi “des piles de dossiers papier à scanner et mettre de côté.” Un joyeux bazar qui favorisait les erreurs. “Avoir tous les documents dans un même système offre plus de rigueur”, souligne-t-il, ajoutant apprécier aussi grandement le côté “modulable” de l’outil, qui s’adapte à chaque nouveau besoin de son entreprise.

Conseil n°3 : fluidifier la communication en interne

Autre conseil distillé par la directrice France de Leo : “mettre en place un bon processus pour travailler efficacement en équipe”. Elle incite ainsi à centraliser les différentes demandes, adopter un système de notifications à l’attention de ses collègues, utiliser un calendrier de gestion de projet pour suivre les contrôles et l’avancement des tâches, leur déléguer certaines missions. “Ces aller-retours entre collaborateurs sont essentiels, souligne-t-elle. Les réglementations concernent tout le monde dans le secteur financier: le back office, le front, le middle office …”

Une bonne communication interne est en effet primordiale : “L’avantage avec Leo RegTech, c’est que cette tâche est facilitée”, remarque le responsable conformité de Metori : “deux clics, et tous mes collaborateurs sont tenus au courant de nos dernières mises à jour. De leur côté, ils n’ont qu’à télécharger les documents directement. Cela représente un gain de temps considérable et renforce la relation de confiance”.

Conseil n°4 : ne pas sous-estimer l’impact commercial d’une mauvaise mise en conformité

Pour Metori Capital Management, qui travaille avec des investisseurs venus du monde entier et notamment des Etats-Unis et de la Chine, une bonne mise en conformité aux règlements internationaux en vigueur est indispensable pour pouvoir servir les intérêts de ses clients à l’étranger. 

Manon Anglade rappelle de son côté : “Le régulateur peut imposer des sanctions très lourdes, mais le risque n’est pas uniquement financier. Il est aussi réputationnel. Une sanction ne rassure pas les investisseurs aguerris ou les partenaires. On a vu des exemples où des sociétés de gestion ont pu perdre des milliards d’actifs sous gestion en raison d’une mauvaise mise en conformité. Alors forcément, cela effraie…”

Conseil n°5 : ne pas attendre les comités de conformité pour faire le point

“Il n’est pas rare de voir des dirigeants attendre le prochain comité de conformité et contrôle interne pour vérifier que tout est en ordre, constate Manon Anglade. Le problème, c’est que l'on reste finalement dans une certaine opacité qui les desservira. Car c’est au bout du compte leur responsabilité qui est engagée : ils peuvent être interdits d’exercer les services fournis pendant plusieurs années…” Il faudrait donc veiller à suivre “en temps réel” les mises à jour réglementaires de son entreprise, et mettre en place “une véritable culture de la conformité”. 

“C’est un autre atout des outils digitaux, note notre interlocutrice. Non seulement on centralise et on optimise les tâches, mais on rend possible le suivi en temps réel. On intègre une certaine clarté, finalement bénéfique pour tous. On sait ce qui a été fait, et par qui.” Parce que les régulateurs peuvent demander à consulter des fichiers “à peu près n’importe quand” et seraient “de plus en plus friands de rapports”, on comprend l’importance d’une telle traçabilité en continu… Et non plus seulement quelques fois dans l’année.