Convocations, location de la salle, préparation des livrets, relances, feuilles d’émargement, calcul du quorum, vote, rédaction du procès-verbal… Dans la vie d’une entreprise, la tenue de l’assemblée générale représente un moment clé et intense. Les confinements successifs liés à la pandémie de Covid ont amplifié la dématérialisation de ce rendez-vous. C’est ce que révèle l’étude "Assemblée générale 2024 en perspective" menée par Wolters Kluwer Legal Software France auprès d’une centaine de participants. “Alors que seulement 9% des organisations avaient des processus fortement digitalisés avant la pandémie, ce chiffre atteint 19% en 2023”, explique Guillaume Semblat. Pour le directeur général, le pli est pris : “Le processus était déjà sous-jacent mais la pandémie a créé un véritable tournant”.
Les résultats montrent que “57% des organisations prévoient une forte digitalisation de leurs processus dans les trois prochaines années”. “C’est un marché en devenir, assure-t-il. Avant le Covid, on n’imaginait pas contractualiser à distance, aujourd’hui les pratiques ont évolué, on ne reviendra pas en arrière”. Parmi les bénéfices d’une solution de dématérialisation complète de digitalisation des assemblées générales, les répondants attendent essentiellement le gain de temps procuré (81%), la sécurité des données (54%), la limitation du risque d’erreur humaine (45%) ou encore les économies sur le budget alloué (38%) au même titre qu’un taux de participation accru (38%). Pour l’heure, c’est surtout la maturité de l’entreprise (taille, moyen, besoin) qui explique le non passage à une dématérialisation complète.
Obstacles à lever
Malgré l’envie de transformation, des défis demeurent. Notamment en matière de prise en main des outils. Si l’utilisation d’e-mails et de plateformes de visioconférence restent les outils les plus plébiscités, l’usage de solutions complètes peut s’avérer complexe. “Il faut veiller au taux d’équipement des invités et parfois lever les réticences”, souligne Guillaume Semblat. Un constat que partage Coralie Oger, avocate-associée chez Scotto Partners qui loue “l’accessibilité quel que soit l’endroit du monde, la flexibilité et la réduction des coûts” qu’engendre la dématérialisation des AG. Toutefois, deux questions préalables s’imposent selon elle.
Primo, “quel est mon public ? Si on ne s’adresse pas à des digital native qui pourraient rencontrer des difficultés d’accès aux documents, le gain de temps envisagé est à questionner”, pense-t-elle. Une question qui ne se pose pas “dès lors que nous sommes dans le domaine de la tech et des startups”, selon Guillaume Semblat. Secundo, “il est important de réfléchir à la communication que l’on souhaite avoir”, d’après Coralie Oger. “S’il s’agit simplement de répondre à une demande légale, avec des actionnaires sans affectio societatis et que l’on voit cela comme une contrainte, le digital est une réponse. En revanche, pour une startup qui voudrait intéresser des actionnaires au développement d’un projet, ou lever des fonds, on a peut-être intérêt à privilégier le présentiel”. Une centralisation digitale des documents combinée à une réunion physique peut aussi se poser en alternative intéressante.
Le travail sur la prise en main et l’intégration des outils dans la chaine de valeur paraît ainsi crucial pour favoriser le développement de ce type de Legaltech. Dans le baromètre Maddyness des legaltechs françaises, réalisé en partenariat avec la Banque des Territoires et Lamy Liaisons, 12% d’entre elles reconnaissent travailler sur cet aspect. Les besoins sont là. “En France, les LegalTech ont un boulevard ! Il y a de vrais sujets à traiter notamment via l’intégration de l’intelligence artificielle, ce qui nécessite des capitaux importants”, estime Coralie Oger.
