Si la bonne implémentation d’un logiciel professionnel de gestion (ERP) peut faire gagner un temps précieux, une procédure plus aléatoire peut à l’inverse représenter des freins au développement de la société, ou même entraîner de véritables écueils et autres points de blocage.
Un support constant et omniprésent
Le premier argument en faveur d’un ERP bien implémenté dans une startup représente le Graal de tout entrepreneur : le gain de temps. En l’intégrant de façon cohérente et précise, l’ERP permettra aux équipes de se focaliser sur le développement et les tâches à forte valeur ajoutée. Olivier Thierry, lui-même passé par SAP avant de prendre la direction de Qare, et d’intégrer l’ERP Cloud SAP à son activité, abonde en ce sens : " Nous utilisons SAP Business ByDesign depuis environ un an et demi. Le premier objectif était de pouvoir nous concentrer à 100% sur nos sujets d’expertise et de business en utilisant un système fiable, qui tourne bien, sans que nous ayons à le modifier ou l’ajuster en permanence ".
Or, ce gain de temps, dans une période de forte activité ou d’hypercroissance, peut se révéler précieux. La charge de travail des équipes s’intensifiant, les ERP répondent à cette dynamique en leur apportant un support. Dans un contexte où les lignes bougent et où le mouvement accélère, un socle stable de référence sur la gestion de l’intendance d’une entreprise est un confort pour l’ensemble des équipes. Celles-ci doivent d’ailleurs être partie prenante de l’implémentation d’un ERP pour en maximiser les bénéfices.
Le passage à l’échelle ou le rachat par un grand groupe impliquent nécessairement un changement du processus décisionnel : plus d’interlocuteurs, des expertises plus variées et plus riches... Les niveaux de délibération se démultiplient et se croisent, modifiant ainsi la structure même de la prise de décision. Olivier Thierry revient sur ce processus évolutif : " En changeant d’échelle, c’est tout le mécanisme de décision qui est bouleversé. Dans une petite structure, les décisions sur le recrutement par exemple sont souvent prises entre deux ou trois interlocuteurs. Je schématise quelque peu, mais une discussion entre deux portes, à la machine à café, peut aboutir à une ouverture de poste. Dans une organisation élargie, comme c’est le cas pour nous suite au rachat de Qare par HealthHero, la structure est devenue plus matricielle, moins pyramidale et notre utilisation de SAP a servi de support constant à cette nouvelle donne ".
Un outil de développement agile
Si elle présente de nombreux avantages, l’implémentation d’un ERP nécessite une forte mobilisation de ressources et de moyens. Loin d’être anodine, elle doit donc être anticipée et calibrée à la juste mesure, de la taille actuelle et future de l’entreprise. " Dès la réflexion sur l’implémentation de notre ERP, nous voulions qu’il puisse s’adapter sans trop de contraintes à notre ambition de forte croissance. Qu’il soit pertinent à la fois pour une entité d’une centaine de collaborateurs et pour un groupe beaucoup plus dense " , détaille Olivier Thierry. Selon ce dernier, l’ensemble des objectifs a pu être réalisée “dans la plus grande fluidité “ grâce à l'accompagnement des équipes de Qare et du partenaire Sileron, intégrateur ERP Cloud SAP spécialiste des Startups et PME.
Harmonisation des outils, formalisation des processus,... Les enjeux sont nombreux dans ce cas de figure. Jusque dans le processus même de rachat, comme le décrit Olivier Thierry : " Nous avions commencé des tours de table pour lever des fonds. Ce tour de table a abouti au rachat par HealthHero. Dans les deux cas, nous avons donc dû fournir quantité de tableaux comptables, de rapports financiers, qui ont été considérablement plus faciles à produire grâce à SAP ".
Souvent induit par un passage à l’échelle, le développement international est, lui aussi, soutenu par un ERP bien implémenté. Il implique de nouvelles contraintes, nécessite de nouveaux reportings, intègre de nouvelles normes comptables… Là encore, le paramétrage sur mesure d’un ERP en mode SaaS facilite grandement ces évolutions. Quand la startup devenue filiale requiert des rapports opérationnels sur son activité, la maison-mère nécessite des tableaux de pilotage plus stratégiques. Ainsi, dans le cas de Qare, les normes comptables étaient différentes entre le Royaume-Uni et la France. " SAP nous a permis l’intégration de deux normes comptables : la nôtre et celle de HealthHero. Ainsi, nous pouvons utiliser en continu l’une ou l’autre en fonction de ce que commande notre actualité pour faciliter les synergies avec l’ensemble du groupe " . Conséquence directe de cette agilité comptable : une assurance totale des investisseurs ou de la maison mère quant à la maturité financière de la scale-up.
Avec un développement exponentiel ces deux dernières années, Qare a vécu et vit encore cette fameuse hypercroissance portée par leur rachat par HealthHero. En s’appuyant sur un ERP Cloud personnalisé comme SAP Business ByDesign et un cabinet de conseil en systèmes d’information SAP comme Sileron, le pionnier de la consultation en ligne, qui aspire à devenir un leader du domaine de l’e-santé, peut appréhender les enjeux de son développement avec ambition et détermination.
Maddyness, partenaire média de SAP
