Startups, êtes-vous prêtes pour le prélèvement à la source ?

Il a été décrié, repoussé, redouté. Mais il est bel et bien sur les rails. Le prélèvement à la source doit être mis en place au 1er janvier, après des mois de tergiversations. L'administration s'est préparée de longue date à ce changement radical. Mais vous, entrepreneurs patrons de startups, êtes-vous prêts ? Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques rappels sur cette petite révolution comptable.

Le prélèvement à la source, kézako ?

Le prélèvement à la source nécessite que les entreprises prélèvent l'impôt directement sur le salaire de leurs employés pour le transmettre à l'administration. Les salariés recevront ainsi un salaire net d'impôt. "À la manière de ce qui se faisait déjà pour les cotisations sociales, l'entreprise retient une partie du salaire et verse au salarié le net à payer après le prélèvement à la source, tandis qu'il reverse l'impôt prélevé au Trésor public", explique Emmanuelle Bersez, expert-comptable associée du cabinet Fideliance. Rien de nouveau pour les entreprises de ce côté-là, donc.

Toutes les entreprises sont-elles concernées ?

Oui, si tant est qu'elles emploient un salarié. Aucune exception n'a finalement été retenue, alors même qu'il avait été un temps question de sortir les TPE du dispositif. Les startups et les PME sont donc, elles aussi, bel et bien concernées.

Y a-t-il une "période d'essai" pour le prélèvement à la source ?

Non, toutes les entreprises seront concernées dès le 1er janvier. En revanche, dès ce mois-ci apparaîtront sur toutes les fiches de paie les indications du taux de prélèvement choisi par le salarié et le montant indicatif de son salaire net d'impôt.

De son côté, l'administration fiscale a déjà procédé à plusieurs essais et dit avoir corrigé les bugs qu'elle avait repérés.

Faut-il un logiciel de paye spécifique ?

Non. En revanche, vous devez vous assurer que votre logiciel est à jour et permettra de gérer le prélèvement à la source. Tous les éditeurs de logiciels ont pris le pli mais gare à ceux d'entre vous qui ont préféré cracker un logiciel qui, forcément, ne sera donc pas mis à jour. C'est le moment de vous mettre en règle !

Attention aussi au Tese, le logiciel gratuit proposé par l'Urssaf. "Beaucoup d'entrepreneurs le plébiscitent parce qu'il est gratuit, précise Emmanuelle Bersez. Mais il ne les exonère pas de leur responsabilité des éléments de calcul de la paye ! Ce n'est pas parce qu'il est édité par l'Urssaf que l'employeur n'aura pas à calculer lui-même les heures supplémentaires ou à indiquer les cotisations mutuelles."

Comment connaître le taux de prélèvement appliqué à chaque salarié ?

L'administration fiscale a recueilli les demandes de chaque contribuable, qui peut choisir le taux effectif (taux réel calculé à partir des revenus du foyer fiscal), le taux individualisé (taux calculé à partir de ses propres revenus, sans prendre en compte les revenus des autres membres du foyer) ou le taux neutre (taux de 10%, correspondant par défaut à un célibataire sans enfant parce qu'aucune indication personnelle n'est partagée avec l'employeur). Depuis mi-septembre, elle transmet ces informations aux employeurs, directement dans les logiciels de paye. C'est ce système qui permet à ces derniers de pouvoir indiquer le taux de prélèvement et le montant du salaire net après impôt sur les fiches du mois d'octobre.

Existe-t-il des exceptions ?

En effet, plusieurs cas de figure posent question :

• la première embauche. Le salarié n'a - a priori - jamais payé d'impôts avant d'être embauché et n'a donc pas pu choisir le taux auquel il veut être prélevé. Par défaut, il sera donc imposé au taux neutre.
• l'embauche en fin de mois. Si vous recrutez un salarié qui débute son travail en fin de mois, il y a peu de chances que l'administration fiscale ait eu le temps de vous transmettre son choix. Par défaut, il sera donc imposé au taux neutre jusqu'à ce que ce soit le cas. Autre possibilité : se référer à TOPAze, la base de données en ligne qui doit être créée par l'administration fiscale et sur laquelle il sera, à terme, possible de récupérer le taux choisi par une personne à partir de son numéro de sécurité sociale.
• les salariés étrangers. Là encore, s'ils n'ont jamais payé d'impôts en France, ils n'ont pas eu à choisir leur taux de prélèvement et seront, en ce cas, prélevé au taux neutre.

Comment bien préparer son entreprise au prélèvement à la source ?

"Le seul écueil réside dans la pédagogie à faire auprès de ses salariés, prévient Emmanuelle Bersez. Il ne faut pas hésiter à leur envoyer un courrier explicatif pour leur indiquer comment sera calculé le montant de leur futur salaire." Et leur rappeler que, bien qu'ils puissent changer à tout moment le taux de prélèvement, il faudra compter plusieurs semaines voire plusieurs mois pour que le nouveau taux soit transmis à l'employeur par l'administration.