La loi impose à toute entreprise de déposer, en fin d’exercice, ses comptes annuels au greffe du tribunal. Une telle démarche se justifie par la volonté d’être informé de la situation économique et financière, et donc de la solvabilité de l’entreprise. La publicité des comptes sociaux confirme le positionnement commercial d’une société vis à vis des tiers notamment des fournisseurs ou des futurs cocontractants. Legalife.fr vous donne le mode d’emploi pour accomplir cette formalité.

Qui est concerné ?

Les personnes morales

Les SNC, SARL et sociétés par actions (SA, SAS, société en commandite par actions) sont explicitement mentionnées par le Code de commerce comme devant déposer leurs comptes annuels (articles L. 232-21, L. 232-22 et L. 232-23). Sont également concernées les EURL, les sociétés d’exercice libéral, les sociétés et unions coopératives agricoles. A titre d’information, les sociétés européennes qui ont leur siège en France et les sociétés étrangères avec un établissement ou une succursale implantée en France sont également contraints de déposés leurs comptes.

Le représentant de la personne morale procède au dépôt : le président de la société ou un mandataire. En cas de dépôt en ligne, ce dernier devra apposer sa signature électronique sur les documents.

Les personnes physiques

L’entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EURL) doit également déposer ses comptes annuellement.

Où se rendre ?

Le dépôt peut se faire sur place, par courrier ou sur internet.

  • Pour déposer ses comptes directement au greffe, il faut se rendre au greffe du tribunal d’immatriculation, c’est à dire au greffe dans le ressort duquel le siège social est installé.
  • Pour envoyer ses comptes annuels au greffe du tribunal d’immatriculation, un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) s’impose.
  • Enfin, pour accomplir cette formalité par internet, le site Infogreffe propose une plateforme dématérialisée de dépôt.

Quand ?

Le principe

Toute société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés procède à l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Les comptes ainsi obtenus et / ou approuvés doivent alors être déposés.

Il faut distinguer deux situations :

  • soit la société opte pour un dépôt des comptes directement au greffe ou via une LRAR, auquel cas le dépôt doit avoir lieu un mois maximum après approbation des comptes annuels
  • soit la société opte pour un dépôt dématérialisé par voie électronique, auquel cas ce délai est porté à deux mois.

Ainsi, le dépôt doit obligatoirement intervenir sept mois à compter de la clôture de l’exercice, ou huit mois en cas de dépôt en ligne. Pour une clôture de l’exercice au 31 décembre de l’année N, le dépôt doit avoir lieu au plus tard le 31 juillet de l’année N+1, ou le 31 août pour un dépôt par internet.

Quelques assouplissements sont prévus par la loi

Récemment, deux textes législatifs permettent aux micro-entreprises et aux petites entreprises de limiter la publication des comptes annuels après leur dépôt, par le biais d’une déclaration de confidentialité adressée au greffe lors du dépôt des comptes.

Dans un premier temps, l’article 5 de l’ordonnance n° 2014-86 du 30 janvier 2014 a offert aux micro-entreprises la possibilité de déposer ses comptes sociaux annuels sans qu’ils ne soient rendus publics, à plusieurs conditions :

  • la micro-entreprise n’appartient pas à un groupe de sociétés,
  • la micro-entreprise est de nature commerciale,
  • la micro entreprise ne doit pas dépasser les seuils suivants : bilan total maximum de 350 000 euros, chiffre d’affaires net d’un maximum de 700 000 euros, effectif maximum de 9 salariés.

Dans un second temps, la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 (loi Macron) a étendu cette option aux petites entreprises. Cette mesure applicable à partir de 2016 est encadrée et limitée comme suit :

  • la confidentialité ne porte que sur le compte de résultats,
  • la petite enterprise n’appartient pas à un groupe de sociétés,
  • la petite entreprise doit respecter deux des trois seuils suivants : bilan total maximum de 4 millions d’euros, chiffres d’affaires net d’un maximum de 8 millions d’euros, effectif maximum de 50 salariés.

Quels chiffres ?

Les sociétés assujetties à l’obligation de dépôt des comptes annuels doivent remettre au greffe du tribunal divers documents :

  • les comptes annuels, c’est à dire le bilan, le compte de résultats et l’annexe,
  • les comptes consolidés pour les SA,
  • les rapports des commissaires aux comptes, complétés éventuellement de leurs observations si l’assemblée a apporté des modifications sur les comptes annuels et / ou les comptes consolidés,
  • la proposition et la décision d’affection du résultat,
  • pour les sociétés faisant partie d’un groupe, le rapport sur la gestion du groupe,
  • pour les sociétés par actions, le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance (si existant).

NB. Les sociétés cotées sont soumises à une exigence de publicité plus contraignante. Non seulement elles doivent donner des informations sur le chiffre d’affaires du 4ème trimestre et de l’exercice écoulé, mais elles doivent également déposer leur rapport de gestion dans le cas où leurs comptes sont consolidés.

Combien ça coûte ?

Selon Infogreffe, service en charge de la diffusion de l’information légale des entreprises, il faut compter 46,96 euros pour un dépôt sur place au greffe, 47,75 euros pour un envoi par courrier par LRAR et 49,15 euros pour un dépôt par voie électronique sur le site Infogreffe.

Quels effets ?

Après dépôt des comptes annuels, le Registre du Commerce et des Sociétés publiera un avis au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) confirmant l’accomplissement de cette obligation légale.

Dès lors, les comptes annuels sont publiés et accessibles à tout intéressé, à moins que la société ait opté pour déclaration de confidentialité au moment du dépôt.

Quelles sanctions en cas d’inexécution ?

 Au plan civil

En pratique, le greffe du tribunal adresse une ou plusieurs relances automatiques en cas d’oubli. Toutefois, si le dépôt n’est toujours pas toujours pas effectué après ces rappels, le Président du tribunal adresse au président de la société une injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreinte (article L. 232-24 du Code de commerce).

L’astreinte signifie que la société est débiteur auprès du Trésor Public d’une certaine somme par jour de retard.

Si, un mois suivant notification de l’ordonnance du Président du tribunal, la société n’a toujours pas rempli son obligation légale de dépôt des comptes sociaux, il peut enquêter après de commissaires aux comptes, des salariés et de leurs représentants, des administrations publiques, des caisses.

Au plan pénal

La société qui n’a pas procédé au dépôt de ses comptes annuels dans le délai imparti par la loi s’expose à une amende d’un montant de 1 500 euros qui est porté à 3 000 euros si la société récidive.

Le délai pour poursuivre la société ou son dirigeant correspond au délai d’une infraction pénale, à savoir un an à compter de la date limite du dépôt des comptes.

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