Chaque année, les Français renoncent à 212 euros de notes de frais parce que les procédures de gestion et de remboursement sont trop complexes. C'est sans compter sur les six startups que nous avons sélectionnées et qui font de la gestion de ses notes de frais un véritable jeu d'enfants.
Une étude internationale menée par Ruigrok NetPanel pour Unit4, spécialiste de solution d’entreprise (ERP) pour les sociétés du secteur tertiaire, montre que chaque année, plus de 14,5 milliards d'euros de notes de frais ne sont pas réclamés par les employés. Procédure trop longue ou décourageante, perte de justificatifs, montant trop faible ou oubli sont autant de raisons qui poussent chaque année environ un tiers des employés à mettre un mouchoir sur une partie de leurs frais.
En France, les salariés renoncent ainsi chaque année à 212 euros de notes de frais. Si le montant paraît élevé, ce sont les États-Unis qui obtiennent la palme des plus gros cadeaux effectués à leurs entreprises avec 17% d'employés qui renoncent en moyenne à 347 euros, soit un total de plus de 8,7 milliards d'euros de frais non réclamés. Ce sont les salariés espagnols qui laissent le moins filer cet argent avec, seulement, 90 euros en notes de frais oubliées.
Les procédures inadaptées de demandes de remboursement de frais démotivent les salariés, mais il existe de nombreux outils de gestion simples et efficaces qui permettent de contrecarrer cette situation.
Cleemy
L’application de Cleemy permet aux entreprises de gérer leurs notes de frais de A à Z. Des employés, qui enregistrent leurs notes de frais, l'information remonte directement au service comptabilité de la société qui peut ensuite déclencher le rembourser par virement. Grâce à un partenariat avec Anytime, tout peut même être enregistré automatiquement dès qu'un paiement est effectué avec la carte délivrée à l'employé.
Tarifs : Sur devis
Sellsy
Sellsy, un logiciel en ligne qui permet de mieux gérer ses ventes, comprend un module de gestion de notes de frais, qui permet de visualiser en un instant la totalité de ses dépenses. Très simple d‘utilisation, il permet grâce aux graphiques de suivre ses notes de frais en un clin d’oeil. Vous pouvez personnaliser la gestion de vos notes de frais : gérer plusieurs TVA dans la même note de frais, créer vos propres catégories, compléter avec des notes et télécharger directement votre justificatif lors de la saisie.
Tarif : L'offre globale Sellsy (qui comprend donc nombre d'autres modules) démarre à 34,90 euros par mois
Clic & tag
Clic & Tag s'adresse aux entrepreneurs et aux associations. Grâce à un workflow totalement automatisé, le module "Notes de frais" accessible depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur, accompagne ces derniers de la création des notes de frais à leur validation et remboursement.
Tarifs : Essai gratuit pendant 15 jours ; 12 euros par mois pour un utilisateur ; 50 euros par mois pour 5 utilisateurs ; 90 euros par mois pour 10 utilisateurs
Flubber
Flubber est une application qui réalise pour vous la gestion et la validation des notes de frais. Il suffit de prendre en photo ses tickets ou justificatifs, d'y ajouter les détails, notamment descriptifs et de valider.
Tarif : Gratuit
Expensya
Expensya est une nouvelle solution cloud et mobile de gestion de notes de frais à reconnaissance automatique qui permet de gérer ses notes de frais directement depuis son smartphone. Les employés prennent en photo leur reçu qui est alors reconnu par le scan intelligent qui en extrait les données. Grâce au cloud, l'employé peut envoyer en un clic sa note à son manager pour validation. Une solution adaptée à tous les types d'entreprises.
Tarifs : Abonnement mensuel à 6,99 euros par mois et par utilisateur ; abonnement annuel à 5 euros par mois par utilisateur ; une offre premium avec des avantages supplémentaires sur devis
Birdly
Birdly est un bot pour Slack qui permet aux utilisateurs de gérer leurs notes de frais au fil de l’eau et de la manière la plus simple qui soit. Il suffit d'envoyer une photo de son reçu ou un PDF de sa facture en message privé au robot Birdly présent sur Slack. Ensuite, le robot analyse le reçu et traite les données (TVA, Libellé, Montants, Catégorie de la dépense, Date) auxquelles l’utilisateur peut ajouter un commentaire si nécessaire. Ce dernier reçoit enfin un lien vers un fichier Excel (Google Spreadsheets) déjà rempli.
Tarifs : Non communiqués
