Workshop it! est une solution digitale d'animations de réunions et brainstormings. Son utilisation est possible via un smartphone ou une tablette pour des réunions efficaces et conviviales, qui donne aux animations une dimension nouvelle. François Delaunay, président cofondateur de Workshop it! a souhaité répondre aux questions de la rédaction.

Qui sont les fondateurs?

Workshop it! est une solution de la société Extellient, SAS fondée en 2004 par François Delaunay et Patrick Torrents. Agréée CIR & CII, Extellient fait aussi depuis 10 ans du conseil et de l'ingénierie logiciel de projets d'innovation.

D’où vient l’idée? Quel a été le constat de départ?

Workshop it! est une solution digitale d'animations de réunions de type brainstormings ou problem solving / team building. Sans forcément être nommées ainsi, ces réunions sont très fréquentes dans l'entreprise à tous les niveaux.
Mais ces réunions sont très mal gérées et contribuent aux réponses fortement négatives que l'on retrouve en France comme dans les pays anglo-saxons lors des enquêtes sur l'efficacité des réunions : pas de résultat concret, perte de temps…

Pourtant des démarches et bonnes pratiques étonnamment efficaces sont au point, confortées par des études récentes sur la collaboration dans un groupe de travail (M.I.T 2010), mais paradoxalement peu connues ou mal utilisées. L'idée a germé il y a deux ans face à ce constat et suite aux réflexions sur les nouveaux usages des équipements mobiles en entreprises : transposer ces pratiques "brown paper et post-its" sur tablettes et smartphones, et lever les freins majeurs à leur généralisation : la logistiques "papier", mais surtout leur mise à portée de tout manager ou consultant grâce au guidage "méthodologique" de l'animation.

Pouvez-vous nous présenter votre outil?

Workshop it! est une solution d’animation de réunions professionnelles telles que la résolution collective de questions ouvertes, le team building et le brainstorming de créativité. Elle guide l'animation de la réunion à travers une démarche aboutissant typiquement à un plan d'action à l'issue d'une heure de temps. C'est un outil de team building de par la démarche implémentée, qui est conçue pour lever les freins à l'adoption d'une nouvelle solution et emporter l'adhésion de chacun.

C'est un outil de productivité et de gestion de la connaissance, car il capture au fur et à mesure tous les éléments produits en réunion (idées, analyses, plans d'action) et les organise pour une consultation ultérieure en ligne. Workshop it! est constitué d'un service en ligne et d'une application mobile pour tablettes et smartphones. Très simple d'usage pour les participants, ludique, il est facile à adopter.

Son principe de fonctionnement : L'animateur accède depuis son navigateur à son compte Workshop it! afin de démarrer l'atelier et lancer le "brown paper" qu'il partage par vidéoprojection de son écran. Ensuite, depuis l'app mobile Workshop it! de sa tablette : il contrôle le déroulement de l'atelier (enchaînement des étapes, organisation de votes), il manipule à distance le brown paper partagé pour agencer, trier, catégoriser, sélectionner les idées, ou bien il passe la main à un participant. Son interface lui permet aussi de saisir en direct les éléments de la phase d'analyse (+ et - d'une idée, inconvénients majeurs) ainsi que le plan d'action.

Les participants, grâce à leur application mobile Workshop it!, rejoignent l'atelier par saisie du code d'accès ou par leur compte utilisateur. Selon l'étape en cours, leur interface s'adapte automatiquement et instantanément pour qu'ils interviennent : soumission d'idées, vote et prise de main.

Qui sont vos principaux concurrents actuellement sur votre marché?

Il n'existe pas d'offre équivalente sur le marché : Workshop it! est le seul produit qui offre un guidage de l'animation en s'appuyant sur une véritable démarche de problem solving / team building. Ce n'est pas un simple "tableau blanc" digital, ni un outil de gestion de réunion ou d'événement par smartphone.

Quel est votre business model?

Workshop it! est commercialisé en mode SaaS avec des formules d'abonnements selon le nombre de workshops et le nombre de comptes animateurs.

Quels sont les autres outils que vous utilisez au jour le jour?

Nous utilisons notre Intranet, le CRM, des outils collaboratifs, Webinar...

Un code promo pour les lecteurs de Maddyness?

Essai d'un mois gratuit sur notre site www.workshop-it.digital. Code promo "MADWIT" pour une réduction sur tout abonnement pris avant le 31/05/15.

Crédit photo : ledauphine.com